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エクストリーム反省会

てんびん tenbin.xyzのあとがきや、働き方のカイゼンをつらつらつづる

ビジネス会話は一義的に

最近仕事をリモートですることが多くなってきた。

仕事でメールもLineも使わないビジネスマンなど、少なくとも私の周りにはほとんどいない。

 

さて、そんな中でメールやチャットに不便さを感じる瞬間がある。

曖昧表現を使われたときだ。

 

主語や目的語が欠けていたり、主観的な文脈になっているように思える。

 

たとえば「誰か設定変更しました?」

などと確認したりするけれども、設定項目など数え切れないほどあって、心当たりがありすぎたりする。

 

チャットで流れてきて、他の人も設定をいじったことがわかってる場合などはついスルーしてしまいすらする。

 

そしてこのコミュニケーションは、何度か往復することが想定される。

A「誰か設定変更しました?」

→ B「変更しました。」

→ A「実は◯ができなくなってて..

→ B 「あ、その変更ならCさんですね」

→ C「具体的に教えてもらえますか」

→ A「を△するとエラーが....

....

..

などなど。

 

面倒なコミュニケーションをなくすためにも、ビジネス会話はわかりやすく、誤解の生じない文章を心がけよう。

 

  • 5W1Hを整理する
  • 目的語や主語を省略していないか

この2点さえ意識すればだいぶわかりやすくなるんじゃないかと思う。

特に日本人的な感覚のせいでしょうか、よく主語や目的語を省略した文章を見かけますが、誤解の元なので気をつけて避けたい。

 

↓ 複数人同時に会話できるチャットだからこそ、下記のように情報を網羅してスムーズなコミュニケーションを実践すべきである。

A「先程から処理1 ができなくなっているんですが、誰か設定変更しましたでしょうか?

☓☓と言ったエラーが出て、処理を完了できません。 昨日まではできていたと思います。」

→ C「申し訳ありません。私が設定変えてました。すぐ戻します。」